Không giống như hầu hết các quốc gia trên thế giới vốn sử dụng chữ ký tay trong các giao dịch, Nhật Bản lại có một văn hóa đặc trưng: sử dụng con dấu Inkan/Hanko. Con dấu được chia thành nhiều loại tùy thuộc vào mức độ quan trọng và mục đích sử dụng.
1. Nin-in / Mitome-in (認印): Là loại con dấu cá nhân nhỏ gọn, dùng thay cho chữ ký tay trong các công việc thường nhật như ký nhận bưu kiện, giấy tờ xác nhận ở công ty.
2. Ginkoin (銀行印): Con dấu đăng ký riêng đăng ký với ngân hàng khi mở tài khoản. Dấu này rất quan trọng vì được dùng để xác nhận khi rút tiền trực tiếp tại quầy, hủy tài khoản hoặc làm các thủ tục khác.
3. Name-in (ネーム印): Loại con dấu nhựa/cao su tích hợp sẵn mực bên trong, không cần dùng hộp mực đỏ riêng. Loại này rất tiện lợi để nhận hàng, nhưng tuyệt đối không dùng được cho các giao dịch ngân hàng hay thủ tục hành chính.
4. Jitsu-in (実印): Đây là con dấu quan trọng nhất của mỗi cá nhân, gọi là dấu chính thức, hay dấu pháp lý và phải mang đi đăng ký trực tiếp tại chính quyền địa phương nơi cư trú (shiyakusho). Jitsu-in bắt buộc dùng trong các hợp đồng lớn như mua bán bất động sản, mua xe xe ô tô, vay vốn hoặc thành lập doanh nghiệp.
Lưu ý: Giá thành làm con dấu Jitsu-in tại các tiệm chạm khắc có thể chênh lệch lớn tùy thuộc vào chất liệu làm con dấu (gỗ quý, sừng, kim loại…) và tay nghề của thợ.
Điều kiện và quy định đăng ký con dấu Jitsu-in
Để con dấu có giá trị pháp lý, bạn phải thực hiện thủ tục đăng ký con dấu (印鑑登録 Inkan Touroku).
A. Điều kiện đăng ký
– Là người từ đủ 15 tuổi trở lên.
– Đã đăng ký cư trú hợp pháp tại địa phương
– Mỗi người chỉ được phép đăng ký duy nhất 01 con dấu.
B. Tiêu chuẩn của con dấu hợp lệ
– Kích thước: Đường kính hình ảnh đóng ra phải từ 8mm trở lên và dưới 25mm.
– Chất liệu: Phải làm bằng chất liệu cứng, khó biến dạng (cấm dùng dấu cao su hay dấu liền mực Name-in).
– Qui định về tên trên con dấu cho người nước ngoài:
+ Công dân thuộc quốc gia dùng chữ Alphabet: Có thể khắc tên bằng chữ Alphabet hoặc chữ Katakana (nếu đã đăng ký tên Katakana chính thức). Không thể tự ý chuyển từ Katakana sang Kanji để khắc.
+ Công dân thuộc quốc gia dùng chữ Kanji (Trung Quốc, Đài Loan…): Có thể khắc bằng Alphabet hoặc Kanji (với điều kiện tên Kanji đó phải có trên Thẻ cư trú/Thẻ ngoại kiều Zairyu Card).
+ Không chấp nhận con dấu viết tắt họ tên hoặc chỉ có chữ cái đầu.
Thủ tục và hồ sơ đăng ký con dấu Jitsu-in
Khi đến làm thủ tục tại shiyakusho hoặc các văn phòng chi nhánh địa phương, bạn cần chuẩn bị:
Hồ sơ cần mang theo:
1. Con dấu muốn đăng ký (đảm bảo đúng tiêu chuẩn).
2. Thẻ cư trú (Zairyu Card) hoặc các giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp.
3. Lệ phí thủ tục: 300 Yên.
4. Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác đi làm thay).
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ được cấp “Thẻ đăng ký con dấu” (印鑑登録証). Trong trường hợp nhờ người đại diện hoặc không có giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt, thẻ có thể sẽ không được cấp ngay trong ngày.
Cách xin giấy chứng nhận đăng ký con dấu (Inkan Touroku Shou Mei Sho)
Khi ký các hợp đồng quan trọng, đối tác hoặc cơ quan thẩm quyền sẽ yêu cầu bạn nộp “Giấy chứng nhận đăng ký con dấu” để đối chiếu với con dấu Jitsu-in đóng trên giấy tờ đó. Bạn có thể làm theo các cách dưới đây:
- Lấy trực tiếp tại quầy hành chính ở shiyakusho: Xuất trình Thẻ đăng ký con dấu, hoặc Thẻ cư trú, Thẻ My Number có ảnh. Lệ phí: 300 Yên/bản.
- In tự động tại các cửa hàng tiện lợi (Combini): Bạn dùng Thẻ My Number tự in giấy chứng nhận này tại các máy Multicopy ở 7-Eleven, Lawson, FamilyMart, Aeon… trên toàn quốc.
Tiết kiệm chi phí: Từ tháng 4/2025 (áp dụng trong vòng 3 năm), phí in giấy chứng nhận tại cửa hàng tiện lợi giảm chỉ còn 200 Yên/bản.
Lưu ý khi chuyển nhà và hủy đăng ký con dấu
Khi bạn làm thủ tục chuyển địa chỉ cư trú sang quận/thành phố khác (hoặc chuyển hẳn về Việt Nam), việc đăng ký con dấu tại nơi ở cũ sẽ tự động bị hủy bỏ. Khi đến nơi ở mới, nếu có nhu cầu sử dụng dấu Jitsu-in, bạn chỉ cần mang con dấu và giấy tờ tùy thân đến chính quyền địa phương mới để thực hiện lại thủ tục đăng ký từ đầu.
